Abrechnung im ambulanten Pflegedienst: prüfen, ordnen, übernehmen
Wenn Rechnungen gekürzt werden, ein Verdacht im Raum steht oder niemand mehr sicher sagen kann, ob stimmt, was abgerechnet wird — wir schauen nach, bringen es in Ordnung und bauen auf, was fehlt.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Abrechnung stimmt
Die Situationen ähneln sich. Eine Kasse fragt nach und niemand kann die Rechnung erklären. Ein Kunde beschwert sich über Leistungen, die er nie bekommen hat. Eine neue Pflegedienstleitung übernimmt und findet ein System vor, das sie nicht durchschaut. Oder das Bauchgefühl sagt, dass etwas nicht passt, aber niemand hat Zeit, dem nachzugehen.
Was dann meist unterbleibt: nachsehen. Weil die Sorge im Raum steht, dass man etwas findet und weil unklar ist, was daraus folgt.
Das ist verständlich und teuer zugleich. Je länger eine Abweichung mitläuft, desto größer wird die Rückforderung und im Wiederholungsfall steht der Versorgungsvertrag zur Debatte.
Aus unserer Erfahrung: In allen Prüfungen, die wir bisher durchgeführt haben, lag die Ursache in der Organisation — nicht darin, dass jemand sich bereichern wollte. Meist fehlten Verträge, war die Leistungsplanung veraltet oder hatte nie jemand festgelegt, wer eigentlich prüft.
Wer nachsieht, findet in der Regel etwas, das sich beheben lässt.
Abrechnungsprüfung: von der Stichprobe bis zur Mitarbeitervisite
Wie tief eine Abrechnungsprüfung geht, hängt vom Auftrag ab.
An einem Tag lässt sich eine Stichprobe auf Basis der Unterlagen prüfen. Wir sehen uns Leistungsplanung, Leistungsvereinbarung, Angebot, Pflegevertrag, Leistungsnachweise und Rechnungen an und gleichen diese mit den Pflegeberichten und den abgerechneten Leistungen der zurückliegenden Monate ab. Ergänzend sprechen wir mit Mitarbeitenden darüber, welche Leistungen bei den Kundinnen und Kunden tatsächlich erbracht werden.
Mit mehreren Tagen vor Ort kann die Prüfung deutlich tiefer gehen. Dann prüfen wir einzelne Kundensituationen und führen bei Bedarf eine Mitarbeitervisite durch: Wir begleiten Mitarbeitende im Einsatz und gleichen ab, ob die tatsächlich erbrachten Leistungen zur Planung, Dokumentation und Abrechnung passen. Dabei geht es nicht um eine Bewertung der Person, sondern um die Frage, ob Leistungserbringung, Dokumentation und Rechnung übereinstimmen.
Nach einer Abrechnungsprüfung der Pflegekassen oder des Medizinischen Dienstes ist die Ausgangslage eine andere. Dann liegen bereits konkrete Beanstandungen oder Rückforderungen vor. Wir prüfen die festgestellten Punkte nach, ordnen die Ursachen ein und klären, welche Abläufe angepasst werden müssen, damit Leistung, Dokumentation und Abrechnung künftig verlässlich zusammenpassen.
Eine Aktenprüfung kann bereits viele Abweichungen sichtbar machen. Ob eine Leistung tatsächlich so erbracht wird, wie sie dokumentiert und abgerechnet ist, zeigt sich jedoch erst im konkreten Einsatz.
Sagen Sie uns, wie tief Sie prüfen möchten – danach richtet sich der Umfang.
Leistungen, Verträge und Kostenvoranschläge in Ordnung bringen
Zeigt die Prüfung Abweichungen, liegt der nächste Schritt meist in den Grundlagen: fehlende Verträge, nicht erstellte Kostenvoranschläge, Leistungsplanungen, die nicht mehr zu dem passen, was vereinbart wurde.
Das ist Arbeit, die eine Pflegedienstleitung neben dem Tagesgeschäft kaum leisten kann. Und genau dann wird sie geschoben, weil unklar ist, wo man anfangen soll.
Wir arbeiten den Bestand durch, erstellen die fehlenden Unterlagen und korrigieren die Leistungsplanungen, bis Vereinbarung, Planung und Abrechnung wieder übereinstimmen. Wo Rechnungen gekürzt oder abgelehnt wurden, unterstützen wir bei der Klärung mit den Kassen.
Sie müssen nicht wissen, wo Sie anfangen sollen. Das ist unsere Aufgabe.
Prozesse und Verfahrensanweisung für die Abrechnung aufbauen
Damit die Ordnung bleibt, braucht es festgelegte Abläufe. Wir schreiben mit Ihnen die Verfahrensanweisung: Wer prüft was, zu welchem Zeitpunkt, woran wird eine Abweichung erkannt, und was passiert dann.
Dazu gehört die Schulung der Mitarbeitenden — Pflegehelferinnen und Pflegehelfer, die Leistungen abzeichnen, ebenso wie Fachkräfte und Leitungen. Wer versteht, was er abzeichnet, entscheidet sicherer.
Auf Wunsch entwickeln wir dazu ein Instrument, mit dem sich der Bestand laufend steuern und prüfen lässt — von der Prozessbeschreibung bis zur praktischen Kontrolle im Monatsablauf.
Ziel ist, dass Sie uns danach nicht mehr brauchen.
Abrechnung operativ übernehmen
Wenn im Haus niemand da ist, der die Abrechnung sicher führen kann — weil die Leitung ausgefallen ist, die Verwaltung ausgelastet oder die Einarbeitung noch läuft —, übernehmen wir sie auf Zeit. Auch dann, wenn Sie intern umstrukturieren und die Stelle vorübergehend unbesetzt ist.
Je nach Auftrag prüfen wir dabei die Stimmigkeit der Unterlagen: ob Leistungen, Verordnungen, Genehmigungen, Leistungsplanungen und Pflegeberichte zueinander passen. Was dokumentiert ist, muss zu dem passen, was abgerechnet wird und umgekehrt.
Häufig gefragt: die Prüfung vor dem Abrechnungslauf. Manche Träger lassen uns prüfen, bevor die Rechnungen erstellt werden. Das erspart nachträgliche Stornierungen und Rückfragen der Kassen.
Und wir begleiten Ihre Mitarbeitenden dabei, die Abrechnung zu übernehmen, bis sie die Verantwortung eigenständig tragen können. Die Übergabe gehört zum Auftrag.
Melden Sie sich, bevor der nächste Abrechnungslauf ansteht.
Preise prüfen: stimmt, was im System hinterlegt ist?
Abrechnungsfehler entstehen nicht nur bei den Leistungen, sondern auch bei den Preisen. Wir gleichen ab, ob die vereinbarten Vergütungen mit dem übereinstimmen, was in Ihrer Software hinterlegt ist — bei den Leistungskomplexen ebenso wie bei der Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI und dem Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI.
Bei Leistungen für Privatzahler prüfen wir zusätzlich, ob die Preise wirtschaftlich tragfähig kalkuliert sind und geben Empfehlungen.
Ein Preis im System wirkt bei jeder einzelnen Rechnung. Es lohnt sich, ihn regelmäßig anzusehen.
Wenn extern abgerechnet wird: den Überblick behalten
Viele ambulante Pflegedienste lassen ihre Abrechnung von einem externen Abrechnungszentrum bearbeiten. Das entlastet die Verwaltung und kann – je nach vereinbartem Modell – auch dazu beitragen, Zahlungseingänge zu beschleunigen.
Gerade bei einer ausgelagerten Abrechnung kann der Überblick jedoch schwieriger werden. Wird eine Rechnung später gekürzt oder abgelehnt, etwa weil eine Genehmigung fehlt oder eine Leistung nicht anerkannt wird, können diese Beträge mit späteren Zahlungen oder Abrechnungen verrechnet werden. Auf dem Konto erscheint dann möglicherweise nur noch eine Gesamtsumme, die sich ohne weitere Auswertung nicht unmittelbar einzelnen Rechnungen oder Leistungen zuordnen lässt.
Über längere Zeit kann so eine Differenz zwischen erbrachten Leistungen, gestellten Rechnungen und tatsächlich vereinnahmten Beträgen entstehen. Diese fällt im laufenden Alltag nicht immer sofort auf.
Die Verantwortung für eine korrekte Abrechnung bleibt beim ambulanten Pflegedienst. Wer die technische oder administrative Abwicklung an ein externes Abrechnungszentrum übergibt, sollte deshalb weiterhin nachvollziehen können, welche Leistungen abgerechnet, bezahlt, gekürzt oder abgelehnt wurden.
Wir gleichen deshalb auf Wunsch rückwirkend ab: erbrachte Leistungen, gestellte Rechnungen und tatsächliche Zahlungseingänge – für den Zeitraum, den Sie überprüfen möchten. Am Ende steht eine nachvollziehbare Aufstellung darüber, welche Leistungen abgerechnet und bezahlt wurden, wo Differenzen bestehen und an welchen Stellen Kürzungen oder fehlende Zahlungen zu prüfen sind.
Prüfen Sie für ein abgeschlossenes Jahr, ob Leistungsnachweise, Rechnungen und Zahlungseingänge tatsächlich zusammenpassen.
Abrechnungsprüfung im ambulanten Pflegedienst — wie wir arbeiten
Wir prüfen im Auftrag von Trägern und Geschäftsführungen. Ergibt sich eine Abweichung, klären wir zuerst die Ursache, bevor über Konsequenzen gesprochen wird. In den meisten Fällen zeigt sich dann, dass die Organisation den Fehler ermöglicht hat und genau dort lässt er sich auch abstellen.
Wo Leistungen abgerechnet werden sollen, die nicht erbracht wurden, endet unser Auftrag. Das ist keine Frage der Zuständigkeit, sondern der Haltung.
Sie müssen vorab nicht festlegen, welchen Umfang die Prüfung haben soll. Schildern Sie uns Ihre Situation — im Gespräch lässt sich meist schnell einschätzen, ob eine Stichprobe genügt oder ob es mehr Zeit braucht.
Vor Ort in Baden-Württemberg und bundesweit – im Projekt und per Video.
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